行業背景
當前，管理信息化在國際上已經得到了非常普遍的應用，已經成為企業保持核心競爭力的重要手段之一。外貿行業又是我們國家主要經濟支柱產業，也是國家對外的一道經濟窗口，它所直接麵對的必然是國際大市場和國際同行的競爭。隨著信息產業技術的發展，信息管理係統在外貿企業也和在其他企業一樣得到了廣泛的應用和發展。同時互聯網技術的成熟以及電子商務的興起，為我國外貿領域的應用和發展開辟了廣闊的前景。
管理問題
1．外貿財務核算具有多幣製、核算複雜等多種特點，因而能夠滿足一般行業核算要求的財務軟件很難滿足外貿企業的需求；
2．由於外貿行業參與國際貿易的單位繁多，同時貿易涉及到多個國家，政策的變化會導致業務的不確定性;
3．在傳統的商貿過程中，頻繁多變的報價計算及大量單證，發票作業給業務人員加大了工作量。
4．在傳統手工進行庫存業務處理狀態下必然會導致出口業務與生產備貨環節脫節，容易造成發貨延誤或庫存積壓；
5．由於外貿企業業務員高度集權製，使得領導很難進行業務監控；而企業決策層及財務人員關心的客戶資信，商品貢獻等很難得到正確評估，增大了公司的貿易風險。管理審批工作也無法根據業務需求多層多級設置，容易造成企業運轉監控不嚴；對於相關管理機構的數據有很大部分來源於其管轄的外貿企業。而目前企業應用軟件與管理部門應用軟件一般又無直接接口。另外由於體製等多種因素，往往這些相關部門對外貿企業具有一定的約束力。
解決方案
設計思想
1．ERP係統融合眾多外貿企業的先進管理經驗，設計出規範可行且靈活可自定製的業務操作流程，以適應業務擴充和管理改變；
2．采用的C/S與B/S結構相結合的設計思想，解決業務的地域性分布問題；
3．采用SQL Server/Oracle/Sybase等大型數據庫作為後台進行數據庫的集約管理；
4．提供可擴展的外掛的自擴展應用平台，以適應業務的增長的需要；
5．采用先進的查詢技術進行深度的數據挖掘，從而滿足管理上多層麵的需求；
6．多係統無縫連接，異地同庫，達到真正意義上的數據共享，避免重複勞動，從而真正提高企業運作效率；
7．開放式數據結構，使係統能適應數據增容的需要，並能基於業務實際自定製；
8．采用統一的碼製，明細編碼級次，建立和維護體係內部一致性；
9．提供實用的軟件工具，用以方便維護係統的健康；
10．除操作係統的安全解決方案外，提供權級的共享數據的安全以及深層的數據安全（數據的可回溯性和一致性）機製，輔以網絡層的安全解決方案；
功能特點
1．規範業務流程
2．明確部門職能、崗位職責
3．強化逐級審批製度
4．建立完整的客戶管理體係
5. 加強貿易風險控製
6．加強資金、物流風險控製
7．數據信息時時動態共享
8．提供科學的決策支持數據
9．強大靈活的自定義
10．可擴展性
總體框架
針對外貿行業的信息化需求狀況，推出國外外貿專家企業管理係統，並以此係統為基礎提供專門的外貿行業解決方案，該係統解決方案分為三個層次，以業務管理係統為核心，以基礎信息、係統維護支持係統為基礎，在業務操作過程中施加控製管理以及數據信息采集，從而實現科學的決策分析。
係統具體功能框架
1．日常工作(消息欄、任務管理、執行審批、郵件管理)
2．客戶管理（國外客戶、國內客戶、生產廠家、供應商、代理商、分銷商等）
3．商品管理（商品管理、樣品管理、查詢統計分析）
4．生產管理（生產計劃、生產進度、庫存管理、質檢管理）
5．出口管理（報價單、預審合同、成本分析、出口定單、明細單、購貨合同、托單管理、出口業務進程、運輸管理）
6．進口管理（進口合同、成本分析、進口業務進程）
7．單證管理（單證製作、單證審核、信用證、加工手冊、交單登記、交單查詢、結彙水單）
8．配額管理（配額情況、配額預定、配額使用登記、配額查詢）
9．核銷退稅（外管領單登記、核銷單登記、退稅申報、退稅登記、核銷查詢、退稅查詢）
10．資金管理（費用管理、銷售台帳、應收款、應付款）
11．辦公管理（消息管理、訴訟管理、車輛管理、印章管理）
12．綜合分析（統計分析、統計彙總、查詢統計）
13．係統管理（基礎數據、數據備份、係統參數、編碼規則、操作日誌）
解決方案特點
係統進入業務準備階段後，對業務進行預算管理以減少操作風險，預算內容經過審批後，業務進入具體的實施階段，操作人員圍繞預算單進行外貿業務操作，操作圍繞著資金，采購，銷售三條主線進行，從而形成業務上的信息流，並在收付款、發貨等業務環節與資金係統、物流係統結合起來，形成資金流與物流的一個完整的閉環。而針對來進料加工貿易，係統設計加工業務管理，通過商品等信息與采購、銷售業務管理相互關聯。這種的流程設計使係統層次清晰，操作規範，並使係統涵蓋了大部分進出口貿易類型。可適用於不同貿易類型為主的外貿公司。
具體體現在以下幾個方麵：
1．外貿公司的原始信息大多來源於業務數據。係統通過基礎信息碼表（客戶、商品等）實現統一標準化，在集團範圍內進行統一管理。基礎信息碼表獨立存在，既便於維護，又便於不同的係統調用;
2．對外貿企業關心的公司職能部門內部考核和業務員的業績評價，本係統可以在各模塊間靈活取數，準確完成項目盈虧核算、合同核算及部門人員的績效考核;在本係統中可以隨時為企業各級管理者提供以下管理會計信息:例如，公司、業務部、業務員即時的商品盈虧、合同盈虧、項目盈虧分析表、庫存進銷存分析表、應收帳款帳齡分析表。多幣種、多利率及補息計算功能，可以準確計算資金占用情況;
3．按部門、項目、合同、商品、發票多角度進行銷售分析，加強內部控製、及時調整商品結構及經營戰略。及時準確反映每張外銷發票的全部出口退稅進度信息，避免出現少退多退稅問題;
4．科學管理和資金預測是每一個企業重要的工作，它將直接影響公司的盈利情況。該係統對外貿企業的資金進行嚴格的規範化管理，對資金的管理控製表現為統一管理調度，有償使用。在確保資金運營安全的基礎上，增強公司的資金調控、預測能力，方便查詢資金占用與資金流動情況，減少不必要的損失;
5．本係統涵蓋各類進出口業務，多種貿易類型:包括自營進出口、代理進出口、投標招標項目管理、來料加工貿易以及進出口過程中的相關業務等。並設計了庫存接口和財務接口，以保證能順利進行企業應用整合。多個係列產品高度集成，各係統使用同一個數據庫，並且對於一些基礎信息，使用統一的數據表，保證數據的一致性。各係統的數據可互相調用查詢，並將各係統數據整合使用。
6．係統將進出口相關的貿易按客戶、商品、國別、地區或貿易性質進行了劃分。將相關的進出口業務均歸集為一個進出口貿易形式，以便於對單一業務的合同進行管理。
7．作為外貿企業的領導審批製度是非常嚴格的，該係統除考慮到領導審批職能上的差異，還考慮到審批金額與審批類型的不同。嚴格按照從業務員到部門經理、總經理的逐級審批手續，防止責權不清帶來的管理混亂;
8．由於外貿企業業務員的高度集權製，使得領導很難進行有效的業務監控。係統中權限管理功能可以設置多類權限及數據權限：模塊權限、模塊操作權限和業務關係權限。模塊粗級權限控製某部門人員有某模塊操作權利。業務關係權限按部門人員、業務屬主、業務操作建立關係，不僅控製某人有某類業務操作權利，還控製某人可以為他人進行某類業務操作權利。從而加強了企業監管力度;
9．特有的授權機製，為了滿足外貿人員經常性的出差異地，使得業務流轉耽擱及很難進行有效的業務監控。係統中授權機製，即可以通過對某些數據的某些操作權限授權給其他人，這樣可以有效的保障業務的進度。
10．係統提供預警定義功能，可通過采集係統中的某些事件，向相關人員提供預警提示。
11．係統中物流管理並不僅僅是貨物的流通，它還包括貨物流轉過程中的信息管理。主要包括備貨、出運、檢驗、到貨、非零庫存的出入庫管理，零庫存的出入庫、有關財務憑證的自動生成等。
12．對外貿易中的重要組成部分-貨幣支付環節及其管理構成了資金流。它的管理是按資金需求和資金回籠預測，對流動資金實行部門定額管理，通過內部銀行進行資金使用的罰、貸、存處理，以達到降低資金使用成本，科學合理地使用資金。資金管理包括的內容：嚴格的付款審批製度、用款計劃、支付預測、預收款管理等。
13．係統中的信息流由客戶、商品和交易等基礎信息及這些信息資源的收集、管理和利用構成。特別是對客戶、商品等企業基礎信息數據的管理，采用嚴格的控製手段，實現充分的資源共享。對業務產生的各種信息可以進行充分的分析與利用。
